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Télétravail : comment l’instaurer dans son entreprise ?

Déjà bien ancré dans les habitudes entrepreneuriales dans de nombreux pays en Europe, le télétravail séduit de plus en plus d’entreprises à travers le monde. Réduction des charges et de l’absentéisme, gain de temps, personnel motivé, productivité accrue, etc., les nombreux avantages du télétravail vous tentent. Et vous voulez savoir comment l’instaurer dans votre entreprise ? Notre guide vous dit quoi faire, étape par étape.

Le télétravail : qu’est-ce que c’est ?

Le télétravail est un travail effectué hors les locaux de l’entreprise, de façon régulière ou ponctuelle grâce aux technologies de l’information et de la communication (Ordinateur, internet, téléphone mobile, fax, etc.). Il s’inscrit généralement dans une démarche d’organisation du travail en vue d’atteindre des objectifs précis. La mise en place du télétravail nécessite une pratique managériale adaptée et une relation de travail entre les managers et les employés basée sur la confiance.

Les étapes clés

Pour instaurer le télétravail dans votre entreprise de manière efficace et performante, il est important d’observer un certain nombre d’étapes clés. Toutefois, les outils et le processus seront différents en fonction des pratiques et des objectifs de chaque entreprise.

  • Établir un cadre de confiance

Avant de recourir au télétravail, vous devez en tant qu’employeur avoir un accord avec vos employés. Il n’est plus nécessaire de le spécifier dans les contrats de travail. Vous pouvez formaliser cet accord avec vos collaborateurs au travers d’une charte ou d’un accord collectif. Celui-ci doit fixer les conditions ou rappeler les raisons de passage au télétravail, et quand y mettre fin. Cet accord doit également définir les modalités de contrôle du temps de travail, les plages horaires pendant lesquelles vos employés peuvent être contactés. À défaut d’un accord collectif ou d’une charte, un simple accord oral ou écrit (mail, par exemple) est largement suffisant.

  • Définir les objectifs et usages des collaborateurs

Pour une efficacité dans le travail des membres de votre équipe, il importe que vous établissiez au préalable les règles encadrant leur travail, et ce en fonction des besoins et usages de chacun d’eux. Les tâches exécutables ou non en home office, leur fréquence, etc., doivent être clairement définies.

  • Mettre en place les outils indispensables

Pour garder un contrôle sur le travail de vos collaborateurs et surtout pour maintenir un environnement collaboratif, de nombreux outils existent, notamment les plateformes SaaS. Il s’agit de services qui permettent à vos collaborateurs d’accéder à leur applicatif métier depuis n’importe quel ordinateur en toute sécurité.

Vous aurez également besoin de solutions de télécommunications d’entreprise qui permettent à la fois à vos employés de communiquer entre eux ou avec les clients depuis n’importe où, de renvoyer les appels sur leur smartphone et à vous, de suivre leur productivité.

  • Penser à la sécurité des données

Dans le cadre d’un télétravail, assurer la sécurité des données de son entreprise s’avère indispensable. Le recours à un VPN (Virtual Personal Network) est incontournable pour toute entreprise qui envisage assurer l’intégrité et la sécurité de ses données. C’est un système qui permet un accès à distance sécurisé aux fichiers de votre structure. Établissant une connexion entre l’ordinateur du collaborateur et les données hébergées sur le serveur en passant par le réseau de l’entreprise, le VPN permet à vos employés d’accéder en toute sécurité aux documents et données de l’entreprise. D’autres outils existent également pour permettre à vos employés de transiter l’information en toute sécurité.